Đơn giản hóa để hiệu quả hóa

Tôi vốn xuất thân là một kỹ sư điện tử, công việc vốn luôn gắn liền với những thứ phức tạp. Tôi từng nghĩ khi càng làm được những thứ phức tạp thì mình càng có giá trị và thu nhập sẽ tăng theo. Tuy nhiên, khi ra đời lập nghiệp đủ lâu, đặc biệt là sau khi tự vận hành doanh nghiệp riêng, tôi mới thấy rằng, những người thành đạt và giàu có thật sự, họ đang làm những thứ vô cùng đơn giản. Vậy mới nói, đỉnh cao của công việc, chính là biết cách “biến những thứ phức tạp trở thành đơn giản”.

Câu chuyện về sự ra đời của iPhone là một minh họa kinh điển. Vào những năm đầu tiên của thế kỷ 21, người ta định nghĩa “Smartphone” phải là những chiếc điện thoại có nhiều phím bấm, đồng thời hệ điều hành cũng đòi hỏi người dùng phải có trình độ mới biết cách sử dụng toàn bộ các tính năng. Khi Apple đưa chiếc điện thoại iPhone ra thị trường, nhiều chuyên gia thời điểm đó đã tỏ ra vô cùng hoài nghi, bởi đây là chiếc điện thoại chỉ có duy nhất 1 phím Home vật lý, đồng thời hệ điều hành đơn giản đến nỗi 1 em bé 3 tuổi cũng có thể dùng được. Và thời gian đã chứng minh, triết lý thiết kế này đã thay đổi toàn bộ ngành công nghiệp điện thoại, đồng thời đưa Apple trở thành công ty hàng đầu trong ngành điện thoại trong suốt gần 15 năm qua.

Tôi vốn là 1 fan Táo, nên câu chuyện trên thật sự đã truyền đến một nguồn cảm hứng và động lực lớn để tôi bắt đầu hành trình thay đổi. Tuy nhiên, thời điểm ban đầu mọi chuyện không dễ dàng, bởi những gì tôi đang làm, càng nhìn thì càng thấy phức tạp và không biết đơn giản hóa nó ở chỗ nào. Đầu tiên là công việc kỹ thuật, phải nói là vô cùng phức tạp, bởi vì công việc đòi hỏi tôi phải suy nghĩ đến những thứ chưa bao giờ tồn tại, thậm chí không nhìn thấy được bằng mắt thường (có bao giờ bạn nhìn thấy dòng điện chạy chưa? Tôi cũng chưa bao giờ thấy, nhưng đang làm công việc điều khiển cho điện chạy qua hàng nghìn linh kiện ở kích thước siêu vi). Rồi sau đó là công việc kinh doanh, có rất nhiều vấn đề ngoài chuyên môn cần tôi giải quyết (như nhân sự, kế toán, sale, marketing,…), và cả những vấn đề phát sinh khi làm việc với đối tác và khách hàng (làm việc giữa con người với nhau, đôi khi người ta nói vậy nhưng sự thật chưa chắc như vậy). Khó khăn là như vậy, nhưng tôi cũng sâu sắc nhận thức được rằng nếu như không đơn giản hóa những gì mình đang làm thì không thể nào nâng cao được hiệu suất công việc, không thể tiếp tục mở rộng quy mô công việc và đặc biệt là khó giảm thiểu được những chi phí vận hành doanh nghiệp. (Bạn thấy đấy, thời buổi kinh tế cạnh tranh, rất nhiều doanh nghiệp tạo thêm được lợi nhuận không phải vì gia tăng doanh thu, mà thông qua việc tiết kiệm được chi phí cố định. Trong mùa dịch vừa rồi, nhiều doanh nghiệp, dịch vụ đứng trên vực phá sản bởi vì chi phí cố định quá cao).

Bạn thân mến, nếu bạn đang đi tìm một con đường để đơn giản hóa & hiệu quả hóa công việc của mình, tôi cũng rất vui chia sẻ 3 công thức mà tôi đã áp dụng trong những năm gần đây đến với bạn:

1. Chuyên môn hóa: tôi đã từng muốn mình là một người biết tất cả, nhưng cuối cùng tôi nhận ra mình chỉ có thể giỏi trong một vài lĩnh vực và ngu dốt trong tất cả lĩnh vực còn lại. Đây là một bài học vô cùng thấm thía, bởi đã từng có 1 thời công việc gì tôi cũng muốn học, muốn làm, điều này khiến tôi trở nên stress, trong khi công việc không hoàn thành và ảnh hưởng đến những người làm việc cùng mình. Nhận ra vấn đề này, tôi tiến hành chuyên môn hóa bản thân và doanh nghiệp của mình. Tôi bắt đầu gia nhập vào một nhóm lớn gồm những chuyên gia ở nhiều lĩnh vực, tôi vừa đóng góp vào sự phát triển của nhóm, đồng thời học cách mà người trưởng nhóm kết nối & giao việc với các thành viên trong nhóm như thế nào. Sau này, tôi bắt đầu thành lập nhóm riêng cho mình, dưới sự cố vấn và hướng dẫn của người trưởng nhóm lúc trước. Khi làm việc ở trong một nhóm chuyên gia, công việc phát sinh sẽ được giao cho người có năng lực phù hợp, và người chuyên gia này chỉ cần làm việc dựa trên điểm mạnh của mình. Nhờ đó mà nhóm chúng tôi có thể giải quyết tất cả những công việc quan trọng, thậm chí là làm song song nhiều việc và hoàn thành chúng trong thời gian sớm hơn.
2. Tiêu chuẩn hóa: một khác biệt quan trọng giữa doanh nghiệp nhỏ và lớn, đó chính là hệ thống các tiêu chuẩn và quy trình. Nhờ có tiêu chuẩn & quy trình mà một doanh nghiệp lớn thường hoạt động hiệu quả hơn, giải quyết được những vấn đề phát sinh nhanh hơn và ít mắc lỗi hơn. Ý thức được điều này, ngay từ khi quy mô kinh doanh chỉ mới ở mức một vài người, tôi đã ngồi lại với những người cố vấn để lập nên những tiêu chuẩn về tuyển chọn nhân lực, kết giao với đối tác, khánh hàng và quy trình làm việc cho doanh nghiệp của mình. Do đó, tôi có những cơ sở, đường lối rõ ràng để điều hành & phát triển doanh nghiệp của mình. Làm đúng ngay từ đầu giúp cho doanh nghiệp hoạt động hiệu quả ở mọi quy mô, và khi doanh nghiệp lớn mạnh tôi không phải hao tốn tâm sức, tiền bạc để khắc phục những sai lầm do thiếu sót những tiêu chuẩn, quy trình ban đầu.
3. Công nghệ hóa: là một người làm trong ngành công nghệ, tôi bị ảnh hưởng rất nhiều bởi tư tưởng “công nghệ sinh ra để giúp cuộc sống con người trở nên đơn giản và dễ dàng hơn”. Do đó một nguyên tắc làm việc của tôi, đó là áp dụng công nghệ vào những việc mình đang làm và phải tự động hóa những công việc mang tính chất lặp đi lặp lại hàng ngày. Nhờ đó, tôi giải phóng được phần lớn thời gian làm việc để tập trung vào những việc quan trọng (những việc cần đến chất xám hơn là cần đến sức lao động của tôi), đồng thời cũng có thêm thời gian để học tập, suy nghĩ, tiếp tục trau dồi năng lực cá nhân. Nếu như bạn có dịp ghé vào trang facebook cá nhân hoặc đã subcribe để nhận email chia sẻ trải nghiệm của tôi, bạn sẽ thấy 90% những hoạt động trên đó là thông qua các công cụ tự động.

Bạn thân mến, trên đây là 3 chìa khóa quan trọng để giúp đơn giản hóa và hiệu quả hóa công việc mà tôi đã và đang áp dụng. Cách đây 5 năm, tôi bắt đầu hành trình “đơn giản hóa” công việc của mình. Cũng phải mất 2 năm đầu tiên để tìm được con đường thích hợp và sau đó áp dụng, đến giờ cũng được hơn 3 năm. Nhờ áp dụng những nguyên lý đúng đắn kể trên, mà ở thời điểm hiện tại, công việc của tôi trở nên hiệu quả hơn trong khi tốn ít thời gian làm việc hơn, một số việc thậm chí tự vận hành. Quan trọng hơn hết, chính nhờ “đơn giản hóa để hiệu quả hóa” doanh nghiệp riêng, mà tôi vẫn tiếp tục phát triển doanh nghiệp ngay cả trong những thời điểm kinh tế & xã hội biến động trong thời gian gần đây.

Trong phạm vi 1 bài viết ngắn, tôi chỉ có thể chia sẻ một cách khái quát các nguyên tắc chuyên môn hóa, tiêu chuẩn hóa và công nghệ hóa, từ đó bạn có thể suy ngẫm để áp dụng vào chính công việc của mình. Nếu bạn cần một sự chia sẻ cụ thể hơn, bạn có thể liên lạc với tôi để tôi có thể hiểu bạn rõ hơn, từ đó có thể cùng bạn tìm ra một giải pháp phù hợp nhất. Đồng thời, nếu bạn cũng đang trên con đường “đơn giản hóa” doanh nghiệp của mình, tôi cũng rất vui được lắng nghe & học hỏi những trải nghiệm từ bạn.

Cho sự thành công của bạn.

Nguyễn Long Hải.